Prowadzisz hotel lub restaurację? Wyszukaj najlepsze oferty firm Wyposażenie hoteli

Encyklopedia oprogramowania dla hoteli

Komputeryzacja zmieniła oblicze hotelarstwa. Ta dziedzina usług może być stosowana niemal na każdym etapie obsługi gościa indywidualnego i zbiorowego. Wprowadzane do recepcji hotelowych i placówek gastronomicznych oprogramowanie do hoteli stanowi warunek ich sprawnej pracy i zachowania konkurencyjności. Także wymagania stawiane przez współczesny rynek usług hotelarskich i gastronomicznych nie są możliwe do spełnienia bez skutecznego i stabilnego systemu teleinformatycznego.

Już mało kto pamięta, jakim wielki udogodnieniem stała się możliwość zarezerwowania pokoju hotelowego przez telefon. Nie wyobrażamy już sobie obsługi gości jedynie na podstawie informacji w notesie, obliczania należności na kalkulatorze. Automatyczna rezerwacja w twoim hotelu pokoi i usług przez internet, dokładne rozliczenie wszystkich usług, z których korzystali twoi goście, to tylko dwa udogodnienia, które umożliwia oprogramowanie do hoteli. Niezawodne komputery, kasy i odpowiednie oprogramowanie oraz powiązanie z innymi systemami, takimi jak centrale telefoniczne, mini-bary, zamki magnetyczne, płatna telewizja, a wreszcie systemy bezpieczeństwa przeciwpożarowego, to udogodnienia pozwalające na sprawne zarządzanie hotelem. Dzisiaj każdy właściciel hotelu – zarówno dużego, renomowanego, jak i przytulnego, kameralnego pensjonatu może wybrać z oferty elementy dostosowane do swoich wymagań. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom elektroniki i informatyki możesz pracować i spać spokojnie. Spróbuj wyobrazić sobie swój hotel bez komputera…

Zanim wybierzesz oprogramowanie dla hotelu

Na początku musisz zdecydować się na podstawowy system komputerowy. Na świecie są dostępne dwa podstawowe, konkurujące ze sobą systemy: Window,s opracowany przez Microsoft, oraz Linux, którego najpopularniejsza dystrybucją jest Ubuntu (nadzorowane przez Canonical).

Zastanawiając się dalej nad wyborem systemu komputerowego do obsługi Twojego hotelu skieruj uwagę na to aby system:

  • był sprawdzony w praktyce, a przede wszystkim w warunkach krajowych;
  • był przystosowany do obowiązujących w Polsce przepisów prawa;
  • wspomagał pracę w recepcji, gastronomii hotelowej, racjonalizował gospodarkę zaopatrzeniowo-magazynową, a przede wszystkim był pomocny w sprawnym zarządzaniu hotelem;
  • posiadał przejrzysty interfejs użytkownika – czyli okno pracy programu, które pozwoli na łatwy i intuicyjny dostęp do wszystkich funkcji tak, że każdy pracownik w szybki i intuicyjny sposób opanuje obsługę swojego modułu systemu;
  • zapewniał współpracę z innymi systemami wewnętrznymi i zewnętrznymi;
  • pozwalał, już na poziomie hotelu, utrzymywać i administrować własną stroną internetową bez potrzeby kosztownego wynajęcia wyspecjalizowanych firm zewnętrznych;
  • zapewniał pełne zabezpieczenie danych, w szczególności danych osobowych gości i pracowników, oraz ciągłość funkcjonowania, czyli automatycznie odtwarzał dane po awarii sprzętu lub zaniku zasilania a urządzenia dublujące miały zdolność do przejęcia funkcji wiodących.

Zanim podejmiesz wyzwanie komputeryzacji

  • zrób założenia do komputeryzacji hotelu, które powinny uwzględniać potencjał obsługi, standard i charakter hotelu, system kontroli i zarządzania oraz ewentualną rozbudowę;
  • uwzględnij okresowe modyfikacje oraz wymienność niektórych segmentów;
  • przygotuj lub zaprojektuj tzw. obieg dokumentów – poprzez analizę potrzeb klienta oraz tryb rejestracji i rozliczenia sprzedaży, ponieważ dostarczane oprogramowanie oraz system komputerowy jest narzędziem wymuszającym realizację przyjętych standardów w sposób uniemożliwiający niedozwolone dla personelu hotelowego praktyki;
  • sprawdź, czy dostawca systemu komputerowego, poza sprzedażą, dostosowaniem oprogramowania, instalacją, okablowaniem strukturalnym i wdrożeniem systemu, zapewni przeszkolenie pracowników oraz całodobowy, błyskawiczny serwis.

Przegląd ofert oprogramowania dla hoteli

Współpracujące Systemy Specjalizowane to zespoły systemów informatycznych, z których każdy może pracować samodzielnie i każdy z każdym może współpracować zależnie i niezależnie. Oznacza to, że możesz zacząć informatyzować swój hotel, na przykład, od systemu hotelowo-gastronomicznego, lub tylko hotelowego i w miarę rozbudowywania palety usług dokupować inne systemy, które będą korzystać z utworzonej już bazy danych oraz udostępniać wcześniej zainstalowanym systemom swoje informacje.

Pojedyncze systemy i oprogramowanie do hoteli pracują w identycznym środowisku informatycznym, dzięki czemu mogą być łatwo łączone ze sobą. Część funkcji jest wspólna dla wszystkich, np. wystawianie dokumentów sprzedaży lub obsługa programów lojalnościowych. Pozostałe funkcje są składnikami poszczególnych systemów np. gastronomiczna gospodarka magazynowa, obsługa parkingu hotelowego, rezerwacja sprzętu do zabiegów czy tworzenie projektów cateringowych i szablonów projektów. Większość operacji związanych ze sprzedażą, obsługą klientów i zarządzaniem obiektem, bez względu na rodzaj programu, może być wykonana przy jednym stanowisku.

Oprogramowanie do hoteli wykorzystuje prosty i przejrzysty sposób obsługi, często za pośrednictwem ekranów dotykowych. Ogromne możliwości analityczne systemów, liczne raporty, statystyki, zestawienia i wykresy, pomagają szybciej podejmować trafne decyzje. Systemy pracują na jednej bazie danych, dzięki czemu na wszystkich stanowiskach dostępna jest zawsze aktualna informacja o klientach.

Oprogramowanie do hoteli współpracuje także z oprogramowaniem finansowo-księgowym i kadrowo-płacowym, ułatwiając centralne zarządzanie polityką cenową, gospodarką magazynową, rejestracją czasu pracy i programami lojalnościowymi.

Oferowane są następujące systemy oprogramowania hotelowego:

  • hotelowy – zarządzający hotelami, pensjonatami i innymi obiektami noclegowymi;
  • hotelowej rezerwacji internetowej – otwiera nowe kanały sprzedaży;
  • hotelowo-gastronomiczny centralnego zarządzania sieciami gastronomicznymi i hotelowymi;
  • gastronomiczny – zarządzający np. projektami cateringowymi;
  • obsługi imprez – koordynujący organizacje szkoleń, konferencji czy bankietów;
  • obsługi zabiegów i salonów odnowy biologicznej – zarządzania dla obiektów sportowych i SPA;
  • centralnego zarządzania reklamą multimedialną – zarządza wizualizacjami marketingowymi oraz promocją hotelu w Internecie;
  • system finansowo-księgowy – może mieć rozbudowane funkcje rachunkowości zarządczej oraz moduł rozliczeń środków trwałych;
  • ewidencji obrotu towarowego – kontroluje systematycznie wszystkie dokumenty, stan swoich zapasów, rejestruje sprzedaż, generuje raporty;
  • kadrowo-płacowy – organizuje rejestracje czasu pracy, grafiki dyżurów i generuje listy płac.

Programy modułowe są to programy lub systemy składające się z modułów obsługujących odpowiedni segment zarządzania hotelem. Możesz wybrać tylko interesujące cię moduły, ale żaden z nich nie może pracować samodzielnie, czyli bez rdzenia systemu. Konstrukcja modułowa takich programów pozwala zbudować konfigurację adekwatną do aktualnych potrzeb obiektu hotelowego. W każdej chwili system może być rozbudowany o dodatkowe elementy, natomiast sprawny dostęp do bazy danych pozwala na jednoczesną pracę przez wielu użytkowników i szybkie przetwarzanie dużych ilości informacji.

Takie programy zawierają moduły:

  • recepcja – przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy recepcjonisty, zastępując wiele czynności wykonanych ręcznie, oferuje elektroniczne odpowiedniki księgi meldunkowej i księgi rezerwacji. Pozwala na przeprowadzenie kompleksowej obsługi gościa za pomocą grafików lub list począwszy od wprowadzenia rezerwacji po meldunek zawierający informacje dotyczące samego klienta oraz przebiegu jego pobytu;
  • sprzedaż i rachunki – zbiera informacje o wykorzystanych usługach, umożliwia sprawną finalizację transakcji z gośćmi hotelowymi, uwzględniając nietypowe życzenia klienta odnośnie do treści i formy dokumentów sprzedaży;
  • żywienie – prowadzi zarówno tzw. gastronomię zamkniętą tj.: ilościowe rozliczenie posiłków, ale także przygotowuje raporty ilości posiłków dla grup lub pojedynczych osób, wspomaga projektowanie imprez cateringowych i innych;
  • magazyn – umożliwia prowadzenie gospodarki magazynowej hotelu, wprowadzanie wszelkich dokumentów magazynowych związanych z przychodami i rozchodami towarów, pozwala na prowadzenie sklepiku hotelowego, rozliczanie minibarów, ewidencji środków czystości, kontroli wyposażenia pokoi;
  • konferencje – to moduł planowania imprez, zjazdów, kursów itp.
  • księga gości oraz marketing – zbiera bardzo rozbudowane informacje nt. firm i gości hotelowych, pozwala na zwiększenie sprzedaży i lojalności klienta poprzez identyfikację kluczowych i ważnych klientów, przyporządkowania im odpowiedniej strategii, relacji i archiwizacji danych w jednej wspólnej bazie;
  • rezerwacje internetowe – te moduły, dzięki wbudowanemu programowi pocztowemu pozwalają na szybkie wprowadzanie i potwierdzanie rezerwacji dokonanych za pomocą formularza znajdującego się na stronie www twojego hotelu lub dowolnego serwisu rezerwacyjnego;
  • rehabilitacja – służy do planowania zajęć rehabilitacyjnych dla kuracjuszy z uwzględnieniem kart zdrowia i historii choroby;
  • statystyki i raporty – to narzędzie tworzące dowolne raporty z danych zebranych przez program. Moduły zawierają gotowe wzorce raportów m. in. rejestry VAT, sprzedaży, kasowe, KT-1 i wiele innych niezbędnych dla wewnętrznej sprawozdawczości;
  • kasa i kantor oraz administracja – moduły wspomagające zarządzanie Twoim hotelem, umożliwią wystawianie dokumentów rozliczeniowych, prowadzenie kasy, rejestru operacji bezgotówkowych itp. Moduł administracyjny wspomaga zarządzanie służbami hotelowymi oraz daje możliwość ustalania zadań i nadzoru nad ich realizacją.

Niektóre z oferowanych programów modułowych oferują moduły pomocnicze, dzięki którym możesz zainstalować drukarkę fiskalną, skonfigurować centralę telefoniczną, płatna telewizja, czy zamki magnetyczne, określić listę użytkowników programu, wymianę danych z innymi programami i systemami. Oferowane są też moduły obsługi technicznej, w których poza zgłoszeniami usterek możesz ewidencjonować wszystkie urządzenia techniczne, rejestrować części zamienne oraz terminy ich wymiany. Przy pomocy tego systemu twoje służby techniczne są w stanie zaplanować wszystkie swoje działania.

Systemowe i modułowe oprogramowanie do hoteli może działać w dwóch wersjach: dla jednego hotelu i do obsługi sieci hotelowej.

Programy zintegrowane są to programy przeznaczone do użytkowania w hotelu dowolnej wielkości i mogą być wykorzystywane w wersji jednostanowiskowej lub w sieci. To właśnie możliwość pracy na jednym stanowisku czyni tę grupę programów atrakcyjną dla małych hoteli i pensjonatów. Programy takie nie ustępują dużym programom systemowym czy modułowym pod względem funkcjonalnym. Zawierają wszystkie niezbędne do zarządzania hotelem elementy, a więc mogą odpowiadać za rezerwację, recepcję, program kasowy, gospodarkę pokojami, raporty i statystyki.

Programy zintegrowane mogą zawierać możliwości współpracy z: centralami telefonicznymi oraz systemami gastronomicznymi, zamków elektronicznych, Pay-TV-Video, zarządzania zużyciem energii, minibarów elektronicznych, centralnej rezerwacji, księgowymi.

Oferowane są również pojedyncze programy ułatwiające zarządzanie jednym konkretnym segmentem. Są to programy łatwe w instalacji i konfiguracji, dzięki czemu duża część hotelarzy decyduje się na samodzielną instalację, co obniża koszt wprowadzenia nowego systemu. Przede wszystkim są to programy:

  • do zarządzania bazą danych o klientach z mechanizmem kontroli cen umożliwiającym maksymalizację obłożenia obiektu;
  • umożliwiające zarządzanie usługami SPA, począwszy od pełnej historii klienta, przez kontrolę zapasów, aż do szerokiego zakresu raportów wraz z ich szczegółową analizą;
  • obsługujące tak zwany e-kiosk, czyli multimedialne urządzenie umożliwiające samodzielne zameldowanie i wymeldowanie z hotelu.

Wybierasz oprogramowanie hotelowe? Koniecznie to przeczytaj!

W oprogramowaniu hotelowym niezbędna jest rezerwacja gości indywidualnych i grup z wszelkimi możliwymi do wykonania kombinacjami. Informacje dostępne w module rezerwacji powinny pozwalać na uzyskanie natychmiastowej informacji o dostępności pomieszczeń, usługach, a także generowanie wykazów zajętości pomieszczeń oraz przyjazdów i wyjazdów osób lub grup, oraz gości mieszkających. Moduł zarządzania cenami powinien pozwalać na zmianę sposobu sprzedaży pomieszczeń w hotelu. Funkcje automatyczne powinny umożliwiać wysyłanie potwierdzeń przez internet lub faxem, ich wydruk oraz drukowanie kart pobytu; ponadto wszystkie rezerwacje muszą być automatycznie zapamiętywane w historii gościa. System nie powinien ograniczać ilości rezerwowanych pomieszczeń i modyfikacji potwierdzeń rezerwacji oraz umożliwiać definiowania rodzajów pomieszczeń. Nie powinien również ograniczać ilości kodów cenowych. Pożądany jest również moduł zarządzania zasobami i pakietami usług takich jak wynikające z działalności rekreacyjnej (tenis, jazda konna, masaże i inne oferowane w pionie rekreacji i odnowy biologicznej).

Zawarte w oferowanych systemach udogodnienia powinny zawierać:

  • formy rozliczeń bezgotówkowych i za pomocą kart kredytowych;
  • obsługę przelewów i automatyczny transfer rachunków płatnych przelewem do modułu rozliczeń bezgotówkowych;
  • raporty dnia obejmujące zestawienie przelewów i rozliczeń kartami kredytowymi, wysłanych upomnień, nadesłanych wpłat, saldo kredytów, wyliczanie salda przedpłat i depozytów, zaległych wpłat, rejestrowanie częściowych wpłat i prowizji od kart kredytowych;
  • program nocny- rejestrację gości spóźnionych, wykaz niezamkniętych kas, nieopłaconych wyjazdów oraz drukowania raportów dobowych.

Systemy zarządzania hotelem muszą mieć możliwość współpracy z innymi systemami, takimi jak oprogramowanie do obsługi konferencji, system gastronomiczny, elektronicznych zamków drzwiowych, finansowo-księgowy, centralny system rezerwacji, centrala telefoniczna, płatna telewizja i lokalne programy wideo (Pay-TV), minibarów elektronicznych, system zarządzania zużyciem energii, faxmodemu, poczty głosowej czy przywoławczym.

Oprogramowanie dla hotelu- wady i zalety

Korzyści wynikające z zastosowania specjalistycznych systemów przede wszystkim usprawniają pracę recepcji, minimalizacją straty finansowe, redukują koszty własne, pozwalają na efektywne i racjonalne wykorzystanie personelu, usprawniają pracę księgowości, planowanie i analizę uzyskiwanych wyników.

Programy komputerowe obsługujące rezerwację umożliwiają automatyczny lub manualny przydział kategorii cenowych, informują o pakietach cenowych, automatycznie drukują definiowane przez użytkowników potwierdzenia rezerwacji, wyszukują rezerwację według wszystkich możliwych kryteriów oraz pozwalają na modyfikację, anulowanie i reaktywowanie rezerwacji w dowolnym momencie.

Systemy zarządzania hotelem są przystosowane do użytkowania w hotelu o dowolnej wielkości i posiadają możliwości współpracy z innymi programami i systemami już w nim zastosowanymi.

Ponieważ nadużycia bezpieczeństwa w systemach informatycznych są nieuniknione (np. ataki wirusów, włamania), zintegrowane systemy komputerowe wymagają wprowadzenia szeregu zabezpieczeń i odpowiedniego przygotowania się do ich obsługi. Systemy komputerowe bez odpowiednich zabezpieczeń nie są odporne na ataki wirusów komputerowych i włamania hackerów.

Występujące wahania napięcia sieciowego lub nawet jego brak mogą spowodować uszkodzenie sprzętu (płyta główna, dyski).

Wdrożenie sieci bezprzewodowej niesie ze sobą zagrożenie dostępu do medium (fali radiowej) przez osoby postronne. W przypadku uzyskania dostępu do niej intruz znajduje się bezpośrednio w sieci lokalnej.

4 odpowiedzi… , dodaj komentarz.
  • Świetny artykuł. Naprawdę jest to swoista encyklopedia dotycząca oprogramowania dla hotelu. Osobiście polecam Intelihotel. Korzystam z niego od kilku miesięcy i jestem bardzo zadowolona 🙂

    Reply
  • Bardzo fajnie napisany artykuł! Od wielu lat pracuję na systemie ProHOTT i mogę go polecić z czystego serca. Spełnia on wszystkie wymagania opisane w tym artykule! A do tego serwis wykazuje się wysokim profesjonalizmem. Polecam bez zastrzeżeń

    Reply
  • Ja polecam program do rezerwacji OtelMS. Prowadzę niewielki hostel i korzystam z tego systemu od kilku miesięcy. Jestem bardzo zadowolony. W końcu mam wszystkie informacje uporządkowane w jednym miejscu, rezerwacje, mam listę klientów, szybką wyszukiwarkę, mogę robić podliczenia miesięcznych dochodów bez jakichś skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych no i co jest bardzo dużym plusem wg moich obserwacji- dzięki temu, że to program chmurowy, mam go np. w telefonie- odpisuję potencjalnym gościom od razu, przez co nie trafiają do konkurencji. Po rejestracji na ich stronie http://www.otelms.com/pl/index.html można za darmo przetestować przez 2 miesiące, system nie wymaga żadnej instalacji. Pomoc techniczna na poziomie, też darmowa. Warto wypróbować, bo bardzo ułatwia to pracę osobom prowadzącym hotele, hostele czy pensjonaty.

    Reply

Leave a Comment

66 queries in 0,248795 seconds.